Pekerja Tidak Hadir Tanpa Kebenaran: Apa Majikan Perlu Buat?
Apabila seorang pekerja tidak hadir bekerja tanpa memaklumkan majikan, perkara pertama yang perlu dilakukan bukanlah terus menganggap pekerja tersebut telah berhenti.
Majikan perlu cuba mengetahui sebab ketidakhadiran, menyimpan rekod semua usaha untuk menghubungi pekerja dan mengikuti proses yang betul sebelum mengambil tindakan disiplin atau penamatan.
Di Malaysia, keadaan ini turut mempunyai kaitan dengan Seksyen 15(2) Akta Kerja 1955 (Akta 265).
Apa Kata Akta Kerja 1955 Mengenai Pekerja Yang Tidak Hadir?
Di bawah Seksyen 15(2) Akta Kerja 1955, pekerja boleh dianggap telah melanggar kontrak perkhidmatan apabila mereka tidak hadir bekerja selama lebih daripada dua hari bekerja berturut-turut tanpa cuti terlebih dahulu daripada majikan.
Walau bagaimanapun, terdapat pengecualian jika pekerja mempunyai alasan munasabah untuk ketidakhadiran tersebut dan telah memaklumkan atau cuba memaklumkan majikan mengenai alasan tersebut sebelum atau pada peluang terawal semasa ketidakhadiran.
Ini bermakna majikan tidak sepatutnya terus menganggap pekerja telah meninggalkan pekerjaan hanya kerana pekerja tidak hadir selama satu atau dua hari.
Majikan perlu terlebih dahulu cuba mendapatkan penjelasan dan menentukan sama ada terdapat alasan yang munasabah.
Hari 1
Pada hari pertama ketidakhadiran, majikan boleh cuba menghubungi pekerja melalui:
telefon;
WhatsApp;
e-mel; atau
saluran komunikasi rasmi syarikat.
Tujuannya adalah untuk mengetahui mengapa pekerja tidak hadir.
Jika pekerja memberikan alasan seperti kecemasan keluarga, masalah kesihatan atau keadaan lain yang munasabah, majikan perlu mendapatkan maklumat dan dokumen sokongan yang sesuai, jika diperlukan.
Jika pekerja tidak dapat dihubungi, majikan boleh cuba menghubungi emergency contact yang diberikan oleh pekerja, jika sesuai dan dibenarkan oleh polisi syarikat.
Simpan rekod semua percubaan untuk menghubungi pekerja.
Ini penting sekiranya perkara tersebut kemudiannya menjadi isu disiplin atau pertikaian pekerjaan.
Hari 2
Jika pekerja masih tidak hadir dan tidak memberikan sebarang respons, majikan boleh meneruskan usaha untuk menghubungi pekerja.
Majikan juga boleh menghantar notis atau surat rasmi yang meminta pekerja memberikan penjelasan mengenai ketidakhadiran mereka.
Surat tersebut boleh menyatakan:
tarikh pekerja tidak hadir;
keperluan untuk memberikan penjelasan;
tempoh masa untuk memberikan respons; dan
bahawa kegagalan memberikan penjelasan boleh menyebabkan tindakan lanjut diambil.
Pada peringkat ini, jangan terus membuat kesimpulan bahawa pekerja telah meninggalkan pekerjaan.
Hari 3
Jika pekerja masih tidak hadir dan gagal memberikan sebarang penjelasan selepas lebih daripada dua hari bekerja berturut-turut, majikan perlu menilai keadaan berdasarkan Seksyen 15(2) Akta Kerja 1955, kontrak perkhidmatan dan polisi syarikat.
Jika keadaan menunjukkan kemungkinan berlaku pelanggaran kontrak atau salah laku, majikan boleh mengambil tindakan disiplin yang sewajarnya.
Bergantung kepada keadaan kes, ini mungkin melibatkan:
meminta penjelasan rasmi daripada pekerja;
menjalankan siasatan dalaman atau due inquiry, jika diperlukan;
mengeluarkan surat tunjuk sebab;
mempertimbangkan tindakan disiplin; atau
menamatkan kontrak jika terdapat asas undang-undang yang sesuai.
Jangan anggap bahawa "Hari 3 = automatik buang kerja".
Keputusan untuk menamatkan perkhidmatan perlu dibuat berdasarkan fakta dan proses yang sesuai. Seksyen 14 sendiri memperuntukkan tindakan terhadap salah laku selepas due inquiry.
Jika Pekerja Meninggalkan Aset Syarikat
Majikan boleh meminta aset tersebut dipulangkan melalui proses yang sesuai.
Jika terdapat jumlah wang yang sah untuk dituntut daripada pekerja, seperti bayaran tertentu atau indemniti yang terpakai di bawah kontrak, majikan boleh mempertimbangkan surat tuntutan yang sesuai.
Sebarang potongan daripada gaji pekerja pula perlu dibuat mengikut undang-undang yang berkaitan dan tidak boleh dibuat sesuka hati.
Perkara Penting Untuk Majikan
Jika berdepan dengan pekerja yang tidak hadir tanpa kebenaran, majikan sebaiknya:
Simpan rekod semua ketidakhadiran dan percubaan menghubungi pekerja.
Jangan terus membuat kesimpulan bahawa pekerja telah berhenti.
Semak alasan pekerja jika mereka akhirnya memberikan penjelasan.
Rujuk Seksyen 15(2) Akta Kerja 1955 apabila ketidakhadiran melebihi dua hari bekerja berturut-turut.
Semak kontrak dan polisi syarikat sebelum mengambil tindakan.
Ikuti proses disiplin yang sewajarnya jika ketidakhadiran berpotensi menjadi salah laku.
Simpan semua dokumentasi sekiranya keputusan penamatan kemudiannya dipertikaikan.
Perlu bantuan mengurus isu HR?
Synergy Outsourcing boleh membantu majikan mengurus isu ketidakhadiran dan proses HR dengan lebih teratur. Hubungi +6 010-277 0718 atau info@synergy-outsourcing.com.
