Payroll Dalaman atau Outsource: Mana Lebih Sesuai Untuk SME?
Payroll bukan sekadar mengira gaji dan membuat pembayaran kepada pekerja.
Setiap bulan, syarikat perlu memastikan gaji dikira dengan tepat, potongan dan caruman berkanun diuruskan dengan betul, serta rekod payroll disimpan dengan teratur.
Bagi SME yang sedang berkembang, satu persoalan biasanya akan timbul:
Patutkah payroll diuruskan sendiri atau outsource kepada penyedia payroll?
Kedua-duanya mempunyai kelebihan dan kekurangan. Pilihan yang sesuai bergantung kepada saiz syarikat, jumlah pekerja, kerumitan payroll dan sumber yang tersedia.
Payroll Secara Dalaman
Dengan payroll dalaman, pasukan syarikat menguruskan keseluruhan proses payroll sendiri.
Ini biasanya termasuk:
Pengiraan gaji dan elaun
Potongan dan caruman berkanun
Pengurusan OT dan cuti
Penyediaan payslip
Laporan payroll
Rekod pekerja dan payroll
Kelebihan Payroll Dalaman
Kawalan lebih tinggi
Syarikat mempunyai kawalan terus terhadap proses dan data payroll.
Lebih fleksibel
Perubahan atau pelarasan boleh dibuat terus oleh pasukan dalaman.
Komunikasi lebih mudah
HR dan pekerja boleh berkomunikasi secara terus mengenai isu gaji atau payroll.
Kekurangan Payroll Dalaman
Memerlukan masa dan sumber
Payroll perlu diproses setiap bulan, walaupun pasukan HR sedang sibuk dengan tugas lain.
Memerlukan pengetahuan payroll
Pasukan perlu mengikuti perubahan berkaitan payroll dan keperluan berkanun.
Kos bukan sekadar gaji staf
Syarikat juga mungkin perlu mengambil kira kos sistem payroll, latihan, masa staf dan penyelenggaraan sistem.
Payroll Outsourcing
Dengan payroll outsourcing, syarikat mendapatkan bantuan penyedia luar untuk menguruskan sebahagian atau keseluruhan proses payroll.
Bergantung kepada skop perkhidmatan, penyedia mungkin membantu dengan:
Pemprosesan payroll bulanan
Pengiraan gaji
Potongan dan caruman berkanun
Payslip
Laporan payroll
Sokongan berkaitan payroll
Pasukan dalaman masih memberikan maklumat dan input yang diperlukan, tetapi kerja pemprosesan dikendalikan oleh penyedia.
Kelebihan Payroll Outsourcing
Menjimatkan masa
Pasukan HR boleh mengurangkan kerja pentadbiran dan memberi lebih fokus kepada fungsi HR yang lain.
Akses kepada kepakaran
Syarikat mendapat sokongan daripada pasukan yang fokus kepada payroll dan pematuhan.
Lebih mudah untuk berkembang
Apabila jumlah pekerja meningkat, syarikat boleh mendapatkan sokongan tambahan tanpa perlu membina keseluruhan fungsi payroll dari awal.
Kekurangan Payroll Outsourcing
Kurang kawalan secara langsung
Sebahagian proses akan dikendalikan oleh pihak luar.
Bergantung kepada penyedia
Kualiti, ketepatan dan respons penyedia boleh memberi kesan kepada proses payroll syarikat.
Ada kos perkhidmatan
Syarikat perlu membayar yuran outsourcing, dan kos bergantung kepada jumlah pekerja serta skop perkhidmatan.
Payroll Dalaman vs Outsourcing: Apa Perbezaannya?
Perkara | Payroll Dalaman | Payroll Outsourcing |
Kawalan | Lebih tinggi | Bergantung kepada skop |
Staf | Perlu disediakan sendiri | Disokong oleh penyedia |
Sistem | Diuruskan syarikat | Biasanya disediakan/disokong penyedia |
Kepakaran payroll | Dibangunkan secara dalaman | Disokong oleh penyedia |
Masa HR | Lebih banyak masa untuk payroll | Boleh dikurangkan |
Skalabiliti | Perlu tambah sumber apabila berkembang | Boleh disesuaikan mengikut keperluan |
Berapa Kos Sebenarnya Untuk Payroll Dalaman?
Ini adalah perkara yang sering terlepas pandang.
Apabila membandingkan payroll dalaman dengan outsourcing, jangan hanya lihat gaji staf vs yuran penyedia.
Payroll dalaman juga boleh melibatkan:
Gaji staf + sistem payroll + latihan + masa + pentadbiran + penyelenggaraan
Sebagai contoh, jika HR Executive menghabiskan banyak masa setiap bulan untuk mengumpul data, memproses payroll, membuat semakan dan menangani pertanyaan pekerja, masa tersebut juga merupakan kos kepada perniagaan.
Sebab itu, lebih baik melihat jumlah kos keseluruhan, bukan hanya satu kos tertentu.
Bila SME Patut Pertimbangkan Payroll Outsourcing?
Outsourcing mungkin sesuai apabila:
Pasukan HR kecil
Jumlah pekerja semakin bertambah
Payroll semakin kompleks
HR menghabiskan terlalu banyak masa untuk kerja pentadbiran
Syarikat tidak mempunyai staf payroll khusus
Payroll terlalu bergantung kepada seorang staf
Syarikat memerlukan sokongan tambahan untuk payroll dan pematuhan
Sebaliknya, payroll dalaman mungkin masih sesuai jika syarikat mempunyai pasukan yang mencukupi, struktur payroll yang mudah dan sistem yang baik.
Tidak semua SME perlu outsource payroll. Yang penting ialah memilih pendekatan yang sesuai dengan keadaan syarikat.
Apa Yang Perlu Dicari Dalam Penyedia Payroll?
Jika anda mempertimbangkan untuk outsource payroll, jangan bandingkan harga sahaja.
Lihat juga:
Pengalaman mengurus payroll SME
Skop perkhidmatan yang termasuk dalam yuran
Sokongan apabila berlaku isu payroll
Proses semakan untuk mengurangkan kesilapan
Pengurusan perubahan berkaitan payroll dan pematuhan
Keselamatan data pekerja
Keupayaan untuk berkembang bersama syarikat
Payroll melibatkan data pekerja yang sensitif dan perlu diproses dengan konsisten setiap bulan. Jadi, penyedia yang dipilih perlu mempunyai proses yang jelas dan boleh dipercayai.
Bagaimana Synergy Outsourcing Boleh Membantu?
Synergy Outsourcing membantu SME mengurus payroll dengan lebih teratur, daripada pemprosesan gaji dan payslip hingga ke keperluan payroll yang berkaitan.
Jika payroll semakin mengambil masa pasukan HR anda, kami boleh membantu anda melihat bagaimana proses tersebut boleh dipermudahkan.
Hubungi +6 010-277 0718 atau info@synergy-outsourcing.com untuk berbincang tentang keperluan payroll anda.
